La verificación y validación de las notas de gastos es una de las tareas que más tiempo requiere en el proceso de gestión contable. Esta fase consume el tiempo y la energía de todos los implicados.

Sin embargo, es posible hacer este proceso menos tedioso siguiendo algunos puntos prácticos y fáciles de aplicar.

Organiza las notas pendientes de verificación

Con el gran volumen de notas de gastos que hay que revisar, es posible que se te escapen muchos detalles que normalmente no se tendrían en cuenta. Es necesario tomarse el tiempo necesario para revisarlo todo. De lo contrario, se acabará realizando una revisión muy superficial y nada efectiva.

Para remediarlo, puedes organizar las notas por proyecto o por equipos, por ejemplo. Esto simplificará tanto la comprobación como la refacturación de determinados gastos.

Establece una política de gastos

Una política de gastos es un conjunto de directrices para los gastos de la empresa: gastos de kilometraje, alojamiento, restauración, etc. Esto te permitirá regular los gastos de la empresa y establecer una cierta disciplina entre los colaboradores más activos, evitando gastos inesperados y conflictos internos.

Por lo tanto, es esencial elaborar una política de gastos con normas claras y asegurarse de que todos los empleados y colaboradores la conocen y la aplican al pie de la letra. Así, reducirás el tiempo dedicado a la verificación de las notas y garantizarás que todo sea correcto en el procedimiento.

Aplica ciertos pasos para la validación

A veces, el encargado de validar todo el proceso, ya sea el director financiero o el experto contable, no está necesariamente al corriente de algunas de las actividades de los empleados y colaboradores, en particular de los gastos realizados fuera de la oficina. Esta situación puede crear ambigüedades y ralentizar el proceso de verificación. Es el superior de los empleados quien tiene mayor visibilidad sobre sus gastos.

Involucrando a los responsables de cada departamento, puedes simplificar el proceso de verificación y asegurarte de que todas las cuentas son correctas.

Realiza un doble control en los momentos claves

Designar a alguien para que realice una segunda comprobación, por ejemplo, en el departamento de contabilidad, te ayudará a reducir el número de errores. Puedes optimizar aún más el proceso limitando esta segunda comprobación solo a determinados puntos. Esta persona podría detectar anomalías que el primer revisor pasó por alto. Si se divide bien esta tarea y se limita la segunda comprobación a ciertas verificaciones claves, se puede reducir el riesgo de error sin duplicar el tiempo dedicado a la verificación.

Impón un formato de informe apropiado para su verificación

Otra forma de facilitar el seguimiento y la verificación de los informes de gastos de tus empleados es normalizar el formato de las notas de gastos. Puedes proponer a tus colaboradores que presenten sus gastos como si se tratara de un calendario. De este modo, tendrás una visión más clara y podrás seguir fácilmente los gastos por día, semana o mes.

Integra una herramienta de gestión de gastos automatizada

Las soluciones automatizadas han mejorado mucho la fase de validación. De hecho, una solución como Expensya puede automatizar y agilizar esta etapa del proceso.

Lo que tal vez no sepas es que una solución de gestión de gastos automatiza todo, desde la política de gastos hasta el tiempo de validación y la asignación de notas de gastos. De esta forma, ahorrarás tiempo en todos los departamentos de la empresa y podrás estar seguro de que la posibilidad de error se reduce considerablemente. Así, se trata de una solución ideal para la mayoría de las empresas.