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Economía

¿Cómo simplificar el seguimiento de los gastos de los colaboradores?

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La verificación y validación de las notas de gastos es una de las tareas que más tiempo requiere en el proceso de gestión contable. Esta fase consume el tiempo y la energía de todos los implicados.

Sin embargo, es posible hacer este proceso menos tedioso siguiendo algunos puntos prácticos y fáciles de aplicar.

Organiza las notas pendientes de verificación

Con el gran volumen de notas de gastos que hay que revisar, es posible que se te escapen muchos detalles que normalmente no se tendrían en cuenta. Es necesario tomarse el tiempo necesario para revisarlo todo. De lo contrario, se acabará realizando una revisión muy superficial y nada efectiva.

Para remediarlo, puedes organizar las notas por proyecto o por equipos, por ejemplo. Esto simplificará tanto la comprobación como la refacturación de determinados gastos.

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Establece una política de gastos

Una política de gastos es un conjunto de directrices para los gastos de la empresa: gastos de kilometraje, alojamiento, restauración, etc. Esto te permitirá regular los gastos de la empresa y establecer una cierta disciplina entre los colaboradores más activos, evitando gastos inesperados y conflictos internos.

Por lo tanto, es esencial elaborar una política de gastos con normas claras y asegurarse de que todos los empleados y colaboradores la conocen y la aplican al pie de la letra. Así, reducirás el tiempo dedicado a la verificación de las notas y garantizarás que todo sea correcto en el procedimiento.

Aplica ciertos pasos para la validación

A veces, el encargado de validar todo el proceso, ya sea el director financiero o el experto contable, no está necesariamente al corriente de algunas de las actividades de los empleados y colaboradores, en particular de los gastos realizados fuera de la oficina. Esta situación puede crear ambigüedades y ralentizar el proceso de verificación. Es el superior de los empleados quien tiene mayor visibilidad sobre sus gastos.

Involucrando a los responsables de cada departamento, puedes simplificar el proceso de verificación y asegurarte de que todas las cuentas son correctas.

Realiza un doble control en los momentos claves

Designar a alguien para que realice una segunda comprobación, por ejemplo, en el departamento de contabilidad, te ayudará a reducir el número de errores. Puedes optimizar aún más el proceso limitando esta segunda comprobación solo a determinados puntos. Esta persona podría detectar anomalías que el primer revisor pasó por alto. Si se divide bien esta tarea y se limita la segunda comprobación a ciertas verificaciones claves, se puede reducir el riesgo de error sin duplicar el tiempo dedicado a la verificación.

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Impón un formato de informe apropiado para su verificación

Otra forma de facilitar el seguimiento y la verificación de los informes de gastos de tus empleados es normalizar el formato de las notas de gastos. Puedes proponer a tus colaboradores que presenten sus gastos como si se tratara de un calendario. De este modo, tendrás una visión más clara y podrás seguir fácilmente los gastos por día, semana o mes.

Integra una herramienta de gestión de gastos automatizada

Las soluciones automatizadas han mejorado mucho la fase de validación. De hecho, una solución como Expensya puede automatizar y agilizar esta etapa del proceso.

Lo que tal vez no sepas es que una solución de gestión de gastos automatiza todo, desde la política de gastos hasta el tiempo de validación y la asignación de notas de gastos. De esta forma, ahorrarás tiempo en todos los departamentos de la empresa y podrás estar seguro de que la posibilidad de error se reduce considerablemente. Así, se trata de una solución ideal para la mayoría de las empresas.

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Economía

Los fondos económicos más gigantescos del mundo abandonan el “lobby” climático empujados por los agricultores europeos contra la Agenda 2030

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Acción por el clima 100+ —en inglés Climate Action 100+— es un conglomerado de empresas impulsado por la ONU y lanzado oficialmente en diciembre de 2017 durante la Cumbre del Clima de París. Al principio se trataba de un lobby conformado por 100 empresas a nivel mundial, que querían comprometerse de manera oficial a mejorar sus políticas empresariales, de forma que estas fueran sostenibles y no perjudicaran al medio ambiente. Que entre las compañías que formaban parte de Climate Action 100+ se encontraran petroleras o aerolíneas no parecía suponer ningún problema para los profetas del clima, que a veces parecen más interesados en sus campañas de marketing que en el mal llamado cambio climático. En 2019 Climate Action 100+ había crecido hasta contar con más de 360 inversores con más de 340.000 millones de dólares en activos bajo gestión, y en 2022 con más de 700 inversores con un control de activos de más de 680.000 millones.

Tampoco parecía suponer un dilema ético para nadie que BlackRock, el mayor fondo buitre del mundo, participara de forma activa en Acción por el clima 100+. La firma de inversión es propietaria de miles de casas en nuestro país adquiridas a bajo precio después de que fueran embargadas a familias con dificultades económicas durante la crisis financiera, y que ahora explota como alojamientos turísticos, provocando también que se dispare el precio del alquiler en todas las grandes ciudades. Su último movimiento empresarial en España se producía a mitad de enero, cuando anunciaba su intención de comprar el 20% de la eléctrica Naturgy.

Ahora, BlackRock, el gigante bancario JP Morgan Chase, o la gestora Pimco han anunciado que comienzan a desvincularse del lobby climático. En concreto, BlackRock lo anunciaba a través de un comunicado publicado el pasado 2 de febrero en su página web, en el explicaba que a partir de ahora comenzarán una fase de implicación diferente con Acción por el Clima, mientras que otras compañías directamente han abandonado la alianza climática.

Y es que el contexto político actual nada tiene que ver con el de 2017. Igual que algunas empresas que han fomentado políticas extremistas a favor de las mujeres y en detrimento de los hombres, o para acercarse a la comunidad trans, han sufrido daño reputacional y pérdidas económicas, —Disney despidió en 2023 a 7.000 empleados y finalmente a la responsable de diversidad e inclusión, Latondra Newton, tras fiascos como La Sirenita, Lightyear o Mundo Extraño, y Nike y Rip Curl han sufrido recientemente boicots por utilizar a hombres transexuales en sus campañas de ropa de mujer— otras han decidido dar marcha atrás respecto al fanatismo climático. Es lo que se conoce como movimiento anti ESG, que desde 2020 agrupa a activistas de todo el mundo, incluyendo a representantes de empresas y científicos que niegan el cambio climático tal y como lo explican e imponen las grandes corporaciones.

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ESG son las siglas en inglés de Enviromental, Social y Governance, que en español se traducen como factores ambientales, sociales y de buen gobierno. Según explica la consultora Deloitte, el origen de este acrónimo se remonta a los inicios de la década de los 2000 y ha sido el resultado de la evolución de lo que se conocía como Inversión Socialmente Responsable (ISR). Pero va más allá de lo que conocíamos como ISR, ya que tiene un enfoque holístico de todos los procesos de una compañía, permitiendo ver el alcance del impacto que trasciende al negocio.

El movimiento anti ESG no sólo cobra cada vez más fuerza en Estados Unidos a raíz de la más que probable vuelta de Donald Trump al poder en este año electoral —Financial Times alertaba de esta tendencia el pasado diciembre—, sino que en Europa se ha traducido en una revuelta del campo que ha puesto en pie de guerra contra la burocracia europea, la Agenda 2030 y el Pacto Verde a los agricultores y ganaderos de Polonia, Alemania, Francia, Holanda, y en las últimas semanas, España. Al tiempo, empresas que utilizaban las políticas verdes como meras estrategias publicitarias optan por desligarse de este tipo de acciones para no molestar a sus consumidores, lo que FT llamaba «ESG backlash«.

Este mismo jueves, VOX llevaba al Congreso y a los Parlamentos de varias regiones, entre ellas Madrid, una moción contra la Agenda 2030 y el Pacto Verde Europeo que deja a los trabajadores del campo sometidos a una competencia desleal con países extracomunitarios como Marruecos o Sudáfrica, aunque el partido de Santiago Abascal se ha quedado solo defendiendo los intereses del sector primario.

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